Saqara

Saqara, éditeur de logiciels français spécialisé dans le secteur du BTP, transforme la manière dont les appels d’offres sont gérés grâce à sa plateforme AOS (Appels d’Offres Simplifiés). Cette plateforme innovante met en relation les maîtres d’ouvrage avec les entreprises de construction spécialisées dans tous les corps de métier. Une telle solution facilite ainsi la sélection des prestataires pour chaque lot de travaux, de la structure en béton aux finitions en passant par les installations électriques.

Cependant, l’intégration des DPGF (Décomposition du Prix Global Forfaitaire) - transmis sous forme de fichiers Excel par les donneurs d’ordre - nécessitait auparavant un traitement manuel fastidieux et chronophage pour respecter le formalisme requis par la plateforme AOS. C’est ici qu’intervient Fasfox avec une solution d’intelligence artificielle sur mesure. Découvrez comment notre modèle IA a transformé le processus de traitement des DPGF chez Saqara, en automatisant intégralement cette tâche critique et en libérant les équipes de cette charge de travail répétitive.

Missions

Afin d’automatiser le traitement des DPGF précédemment réalisé manuellement par ses équipes, Saqara a missionné Fasfox pour la conception d’un modèle d’intelligence artificielle capable de traiter automatiquement les fichiers Excel. Cette solution devait, à terme, offrir les possibilités d’action suivantes :

• Analyse automatique des fichiers Excel transmis par les donneurs d’ordre,
• Reconnaissance et extraction des données pertinentes des cahiers des charges,
• Formatage automatique selon le formalisme spécifique requis par la plateforme AOS,
• Traitement intelligent des différents types de lots (gros œuvre, façades, électricité, peinture, portes, etc.),
• Standardisation des descriptions de travaux pour une intégration harmonisée,
• Validation et contrôle qualité des données traitées,
• Génération automatique de fichiers Excel formatés prêts pour l’intégration dans AOS.

Problématiques

Le défi principal rencontré par Saqara résidait dans la diversité des formats de fichiers Excel transmis par les donneurs d’ordre. Bien que tous ces fichiers suivent le même principe fondamental - présenter des lignes de description des fournitures et travaux à chiffrer - leur structure et leur organisation variaient considérablement d’un maître d’ouvrage à l’autre.

Cette hétérogénéité des formats créait plusieurs problématiques majeures :

• Traitement manuel chronophage : Chaque fichier Excel nécessitait une intervention humaine pour identifier sa structure, extraire les données pertinentes et les reformater selon les standards AOS. Ce processus représentait une charge de travail considérable pour les équipes de Saqara.
• Manque de standardisation : L’absence de format uniforme rendait impossible l’automatisation du processus d’intégration. Les équipes devaient constamment s’adapter aux spécificités de chaque donneur d’ordre, ce qui ralentissait la mise en ligne des appels d’offres.
• Risques d’erreurs humaines : Le traitement manuel répétitif augmentait les risques d’erreurs de saisie ou d’interprétation, pouvant impacter la qualité des données disponibles sur la plateforme AOS.
• Scalabilité limitée : Avec l’augmentation du nombre de projets et de donneurs d’ordre utilisant la plateforme, le traitement manuel devenait un goulot d’étranglement majeur et limitait la capacité de croissance de Saqara.

L’enjeu était donc de développer une solution IA capable de gérer intelligemment n’importe quel format de fichier Excel, même inconnu, tout en garantissant une extraction et un formatage fiables des données selon les exigences de la plateforme AOS.

Solutions

Face à ces défis complexes, Fasfox a développé une solution d’intelligence artificielle sur mesure, spécialement conçue pour automatiser intégralement le processus de traitement des DPGF de Saqara.

Notre approche s’est articulée autour de trois axes stratégiques principaux :

• Développement d’un modèle IA adaptatif : Nous avons conçu un système capable d’analyser et de comprendre automatiquement la structure de n’importe quel fichier Excel. Cette intelligence permet à la solution de s’adapter aux spécificités de chaque donneur d’ordre.
• Automatisation complète du workflow : La solution prend en charge l’intégralité du processus, depuis l’analyse du fichier d’entrée jusqu’à la génération du fichier formaté conforme aux standards AOS, éliminant ainsi toute intervention manuelle.
• Intégration transparente : Le modèle IA a été développé pour s’intégrer parfaitement dans l’écosystème existant de Saqara, permettant une adoption fluide sans perturbation des processus métier.

Spécifications techniques

La solution développée par Fasfox repose sur une architecture technique robuste spécifiquement adaptée aux besoins de traitement des fichiers Excel hétérogènes :

Architecture du modèle IA

• Utilisation d’algorithmes de traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse sémantique des descriptions de travaux
• Implémentation de techniques de reconnaissance de motifs (pattern recognition) pour identifier automatiquement la structure des fichiers Excel
• Développement d’un système de classification automatique des types de lots et de prestations

Traitement intelligent des données

• Parser Excel avancé capable de gérer tous types de tous types de données dans un fichier Excel
• Algorithmes de normalisation et de standardisation des données extraites
• Système de validation automatique pour garantir la cohérence des données traitées

Formatage et export

• Moteur de transformation des données selon le formalisme AOS prédéfini
• Générateur de fichiers Excel standardisés avec mise en forme automatique

Performance et scalabilité

• Architecture permettant un traitement en parallèle de multiples fichiers

Résultats et Bénéfices du projet

Le déploiement de la solution d’intelligence artificielle développée par Fasfox a marqué un tournant décisif pour Saqara. Cette transformation digitale a non seulement résolu les problématiques initiales de traitement manuel des fichiers Excel, mais a également ouvert de nouvelles perspectives de croissance et d’innovation pour l’entreprise.

Les impacts de cette automatisation se mesurent à la fois par des résultats opérationnels concrets et par des bénéfices stratégiques durables qui repositionnent Saqara comme un acteur technologiquement avancé du secteur BTP.

Résultats

Performance opérationnelle :

• Automatisation du processus de traitement des fichiers Excel, éliminant totalement l’intervention manuelle
• Réduction du temps de traitement de 95% : passage d’un traitement manuel de quelques dizaines de minutes à quelques secondes par fichier
• Taux de précision de 100% dans l’extraction et de 90% dans le formatage des données
• Capacité de traitement simultané de multiples fichiers sans limitation de format
• Livraison d’une API intégrée à outil interne pour permettre à des humains d’intégrer les DPGF facilement

Adaptabilité et robustesse :

• Gestion universelle de tous les formats de fichiers Excel de DPGF, y compris les formats inédits
• Traitement réussi des résultats en prod, indépendamment de leur structure d’origine
• Intégration transparente dans l’écosystème AOS sans perturbation des workflows existants

Qualité et fiabilité :

• Élimination des erreurs humaines de saisie et d’interprétation
• Standardisation parfaite des formats de sortie conformes aux exigences AOS
• Traçabilité complète de tous les traitements effectués
• Disponibilité 24/7 du service de traitement automatisé

Bénéfices

Bénéfices internes (Saqara)

Opérationnels :

• Libération des ressources humaines : les équipes peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
• Scalabilité illimitée : capacité à traiter un volume croissant de projets sans augmentation proportionnelle des effectifs
• Amélioration de la productivité avec une allocation plus efficace des ressources humaines

Économiques :

• Réduction significative des coûts opérationnels liés au traitement manuel des fichiers
• Optimisation des ressources et amélioration de la rentabilité
• Retour sur investissement rapide grâce aux gains d’efficacité générés

Stratégiques :

• Avantage concurrentiel renforcé grâce à l’automatisation avancée des processus
• Capacité d’expansion accrue pour accompagner la croissance de la plateforme AOS
• Innovation technologique positionnant Saqara comme un leader dans la digitalisation du BTP
• Différenciation marché durable dans un secteur en pleine transformation digitale
• Base technologique solide pour le développement de futurs projets d’automatisation

Bénéfices clients (Donneurs d’ordre & Entreprises du BTP)

Pour les donneurs d’ordre :

• Mise en ligne accélérée des appels d’offres sur la plateforme AOS
• Délais de traitement prévisibles et fiabilité accrue
• Qualité de service renforcée avec un processus plus fluide et standardisé

Pour les entreprises du BTP :

• Accès plus rapide aux nouvelles opportunités d’affaires
• Time-to-market accéléré pour répondre aux appels d’offres
• Expérience utilisateur améliorée grâce à des processus optimisés

Bénéfices partagés :

• Satisfaction client globalement améliorée grâce à l’efficacité du processus
• Évolutivité de la solution permettant l’intégration de nouvelles fonctionnalités répondant aux besoins futurs

Fasfox n’a pas seulement amélioré le processus de traitement des DPGF au niveau de Saqara. Grâce à la solution que nous avons développée, tous les aspects de l’activité de Saqara connaissent aujourd’hui un impact positif.

En conclusion

Le partenariat entre Fasfox et Saqara illustre parfaitement comment l’intelligence artificielle peut transformer les processus métier traditionnels dans le domaine du BTP. Pour faciliter le traitement des DGPF, Fasfox a développé une solution sur mesure qui dépasse largement les attentes initiales.

Cette collaboration a démontré que l’IA peut résoudre des problématiques techniques spécifiques. Elle peut aussi favoriser et faciliter la transformation de l’ensemble de l’écosystème d’une entreprise. Avec une automatisation complète du processus, une réduction de 95% des temps de traitement et un taux de précision de 100% dans l’extraction et de 90% dans le formatage des données, la solution développée a permis à Saqara de franchir un cap décisif dans l’intégration de l’IA dans ses process.