Fasfox a développé pour Saqara un modèle d'intelligence artificielle qui automatise le traitement des fichiers DPGF reçus des donneurs d'ordre, quel que soit leur format d'origine

Saqara, éditeur de logiciels français spécialisé dans le secteur du BTP, transforme la manière dont les appels d’offres sont gérés grâce à sa plateforme AOS (Appels d’Offres Simplifiés). Cette plateforme met en relation les maîtres d’ouvrage avec les entreprises de construction spécialisées dans tous les corps de métier, et facilite la sélection des prestataires pour chaque lot de travaux, de la structure en béton aux finitions en passant par les installations électriques.

L’intégration des DPGF (décomposition du prix global forfaitaire), transmis par les donneurs d’ordre sous forme de fichiers Excel, demandait auparavant un long travail manuel pour respecter le format de la plateforme AOS. Fasfox a conçu un modèle d’intelligence artificielle qui prend en charge ce traitement et libère les équipes de ces saisies répétitives.

Missions

Afin d’automatiser le traitement des DPGF précédemment réalisé manuellement par ses équipes, Saqara a missionné Fasfox pour la conception d’un modèle d’intelligence artificielle capable de traiter automatiquement les fichiers Excel. Cette solution devait, à terme, offrir les possibilités d’action suivantes :

• Analyse automatique des fichiers Excel transmis par les donneurs d’ordre,
• Reconnaissance et extraction des données pertinentes des cahiers des charges,
• Formatage automatique selon le formalisme spécifique requis par la plateforme AOS,
• Traitement des différents types de lots (gros œuvre, façades, électricité, peinture, portes, etc.),
• Standardisation des descriptions de travaux pour une intégration harmonisée,
• Validation et contrôle qualité des données traitées,
• Génération automatique de fichiers Excel formatés prêts pour l’intégration dans AOS.

Problématiques

Le défi principal rencontré par Saqara résidait dans la diversité des formats de fichiers Excel transmis par les donneurs d’ordre. Bien que tous ces fichiers suivent le même principe fondamental - présenter des lignes de description des fournitures et travaux à chiffrer - leur structure et leur organisation variaient considérablement d’un maître d’ouvrage à l’autre.

Cette hétérogénéité des formats créait plusieurs problématiques majeures :

• Traitement manuel chronophage : chaque fichier Excel nécessitait une intervention humaine pour identifier sa structure, extraire les données pertinentes et les reformater selon les standards AOS.
• Manque de standardisation : l’absence de format uniforme rendait impossible l’automatisation du processus d’intégration. Les équipes devaient constamment s’adapter aux spécificités de chaque donneur d’ordre, ce qui ralentissait la mise en ligne des appels d’offres.
• Risques d’erreurs humaines : le traitement manuel répétitif augmentait les risques d’erreurs de saisie ou d’interprétation, pouvant impacter la qualité des données disponibles sur la plateforme AOS.
• Capacité limitée à absorber la croissance : avec l’augmentation du nombre de projets et de donneurs d’ordre, le traitement manuel devenait un goulot d’étranglement.

L’enjeu était donc de développer une solution IA capable de gérer intelligemment n’importe quel format de fichier Excel, même inconnu, tout en garantissant une extraction et un formatage fiables des données selon les exigences de la plateforme AOS.

Solutions

Face à ces défis, Fasfox a développé une solution d’intelligence artificielle conçue pour automatiser le processus de traitement des DPGF de Saqara, articulée autour de trois axes :

• Développement d’un modèle IA adaptatif : un système capable d’analyser et de comprendre automatiquement la structure de n’importe quel fichier Excel, pour s’adapter aux spécificités de chaque donneur d’ordre.
• Automatisation du processus : la solution prend en charge toutes les étapes, de l’analyse du fichier d’entrée à la génération d’un fichier conforme aux standards AOS.
• Intégration dans l’écosystème existant : le modèle IA a été développé pour s’intégrer dans l’écosystème existant de Saqara, permettant une adoption sans perturbation des processus métier.

Spécifications techniques

La solution développée par Fasfox repose sur une architecture technique adaptée aux besoins de traitement des fichiers Excel hétérogènes :

Architecture du modèle IA

• Utilisation d’algorithmes de traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse sémantique des descriptions de travaux
• Implémentation de techniques de reconnaissance de motifs (pattern recognition) pour identifier automatiquement la structure des fichiers Excel
• Développement d’un système de classification automatique des types de lots et de prestations

Traitement des données

• Parser Excel capable de gérer différents types de données au sein d’un même fichier
• Algorithmes de normalisation et de standardisation des données extraites
• Système de validation automatique pour la cohérence des données traitées

Formatage et export

• Moteur de transformation des données selon le formalisme AOS prédéfini
• Générateur de fichiers Excel standardisés avec mise en forme automatique

Performance

• Architecture permettant un traitement en parallèle de plusieurs fichiers

Résultats et Bénéfices du projet

Le déploiement de la solution a résolu les problématiques initiales de traitement manuel des fichiers Excel de Saqara.

Résultats

Performance opérationnelle :

• Automatisation du processus de traitement des fichiers Excel : le traitement d’un fichier, qui prenait auparavant plusieurs dizaines de minutes, se fait désormais en quelques secondes.
• Le modèle extrait et formate les données selon les standards AOS ; une étape de validation automatique contrôle la cohérence des résultats avant leur intégration, ce qui réduit nettement les erreurs par rapport à la saisie manuelle.
• Traitement simultané de plusieurs fichiers, quel que soit leur format d’origine.
• Livraison d’une API intégrée à un outil interne pour permettre à des humains d’intégrer les DPGF facilement.

Adaptabilité et robustesse :

• Gestion de tous les formats de fichiers Excel de DPGF rencontrés à ce jour, y compris des formats inédits.
• Traitement en production, indépendamment de la structure d’origine des fichiers.
• Intégration dans l’écosystème AOS sans perturber les processus existants.

Qualité et fiabilité :

• Élimination des erreurs de saisie et d’interprétation propres au traitement manuel.
• Standardisation des formats de sortie conformes aux exigences AOS.
• Traçabilité complète de tous les traitements effectués.

Bénéfices

Pour Saqara, l’automatisation libère les équipes des saisies répétitives et permet d’absorber davantage de dossiers sans augmenter les effectifs au même rythme. Les coûts du traitement manuel diminuent d’autant.

Pour les donneurs d’ordre, les appels d’offres sont mis en ligne plus rapidement et avec des délais de traitement plus prévisibles. Pour les entreprises du BTP qui répondent aux appels d’offres, l’accès aux nouvelles opportunités est accéléré.