Assemblage automatique des pièces de candidature
Centralisez, vérifiez et assemblez automatiquement les pièces administratives, techniques et réglementaires requises pour vos candidatures.
Le chargé d’affaires, la veille de la remise
La veille d’une remise, le chargé d’affaires reprend un à un les documents exigés par le règlement de consultation : attestation URSSAF de moins de six mois, KBIS à jour, assurance décennale couvrant le lot concerné, CV des intervenants clés, références de chantiers comparables. Certaines pièces sont dans sa boîte mail, d’autres sur le serveur du service qualité, d’autres encore dans un classeur tenu par un collègue en congés cette semaine-là. Rassembler ce qui existe déjà prend souvent plus de temps que produire ce qui manque.
Un contrôle qui a l’air fait
Une checklist cochée donne l’impression que le dossier est complet. Elle ne dit rien de la date de validité réelle d’une attestation, ni si l’assurance décennale jointe couvre le lot visé, ni si le CV correspond à la dernière version du profil. Un premier outil de rapprochement automatique impressionne en démonstration, sur trois dossiers choisis et bien tenus. Face au fond documentaire réel, avec des fichiers nommés « scan1.pdf » ou des doublons non datés, il s’essouffle vite.
L’assemblage automatique et la décision de dépôt
Nous construisons des systèmes qui lisent le règlement de consultation, en extraient la liste des pièces attendues, et les rapprochent du fond documentaire existant. Le système signale ce qui manque, ce qui est périmé, ce qui ne correspond pas au lot, puis assemble un projet de dossier selon la structure demandée, en conservant la source et la date de chaque pièce. La décision d’accepter une pièce à la conformité limite, ou de retenir une attestation équivalente à celle demandée, reste confiée à une personne, qui contrôle le dossier avant dépôt.
Un référentiel à jour, ou un projet prématuré
Ce type de système suppose un fond documentaire déjà organisé : des pièces datées, identifiées, avec une version de référence unique, et une personne responsable de leur mise à jour. Sans cela, l’outil cherche dans des dossiers dont personne ne garantit la fraîcheur, et reproduit le doute qu’il était censé lever. Quand ce référentiel n’existe pas encore, nous conseillons de le construire d’abord, et de traiter l’assemblage automatique comme une étape suivante.