Assistant interne sur les procédures et référentiels
Retrouvez rapidement vos procédures, vos règles et vos référentiels grâce à un assistant interne sécurisé.
La consigne de sécurité qu’on cherche à 7h avant l’intervention
Le technicien qui doit vérifier la procédure de consignation avant une intervention n’a ni le temps ni toujours l’accès pour parcourir l’espace partagé où dorment les versions successives du document. Le responsable QSE, de son côté, répond au téléphone à la même question plusieurs fois par semaine, faute d’un point d’accès unique et rapide. Ce temps perdu se répète à l’identique dans chaque équipe, sur chaque site, pour des questions dont la réponse existe déjà noir sur blanc quelque part.
Une réponse assurée, sourcée dans la mauvaise version
Un chat connecté à un espace documentaire mal tenu répond avec la même assurance qu’il ait trouvé la version 4, actuellement en vigueur, ou la version 2, retirée depuis un an mais jamais supprimée du dossier. Rien dans la formulation de la réponse ne distingue les deux cas. C’est précisément sur les procédures de sécurité que cette confusion coûte le plus cher.
Des procédures à jour, ou rien à interroger
Le projet suppose une documentation interne réellement tenue à jour, avec des versions obsolètes retirées ou clairement marquées comme telles, et une gouvernance qui dit qui a le droit de modifier l’index. Interroger un fonds documentaire en désordre ne fait que rendre le désordre plus rapide à consulter. Quand cette discipline documentaire n’existe pas encore, mieux vaut la construire d’abord, avant d’ajouter un chat par-dessus.
Sur le terrain, le QSE garde la dernière main
Nous indexons uniquement les contenus validés, et chaque réponse cite le document et la version dont elle provient. Les questions touchant à la sécurité ou identifiées comme ambiguës sont transmises directement au responsable QSE, dont l’expertise reste le point de passage sur ces sujets-là.