Gestion automatisée des dossiers collaborateurs
Centralisez, vérifiez et suivez les documents administratifs de chaque collaborateur, dès son embauche et tout au long de son parcours.
Une carte professionnelle, une habilitation, un titre de séjour : chaque document a sa propre date d’expiration, son propre format, et personne n’a le temps de tous les revérifier avant qu’un contrôle ne les réclame.
Fasfox conçoit des systèmes qui extraient les informations clés des documents transmis, calculent les échéances et signalent les pièces manquantes ou expirées, sous le contrôle d’un responsable RH.
Une carte BTP qui expire le jour du contrôle
Un intérimaire arrive sur un chantier avec une carte d’identification professionnelle valide à son embauche, mais renouvelée depuis sans que personne ne le signale au service RH. L’habilitation électrique d’un technicien suit le même sort : renouvelée tous les quelques années, elle expire souvent sans alerte, et c’est l’inspection du travail ou un accident qui la révèle expirée, souvent au moment où l’entreprise peut le moins se le permettre.
Un titre de séjour photographié de travers ne se lit pas tout seul
Les documents transmis par les collaborateurs arrivent sous des formes très inégales : photo prise au téléphone, scan de mauvaise qualité, pièce étrangère dans un format non standard. Un système d’extraction automatique lit correctement un contrat bien numérisé ; il se trompe plus souvent sur une pièce d’identité floue ou une attestation manuscrite, et une date mal lue vaut une date fausse, silencieusement.
RH arrête la liste avant le premier import
Ce projet suppose une liste fermée et validée des documents requis par poste, par site ou par statut, ainsi qu’un responsable RH qui accepte d’en être le garant. Sans cette liste stabilisée, le système ne fait qu’automatiser une incertitude déjà présente sur ce qui doit être demandé, et chaque exception traitée à la main finit par redevenir la règle.
L’alerte remonte, la décision reste RH
Nous construisons un système qui extrait les informations clés des pièces transmises, calcule les échéances et signale les documents manquants ou expirés avant qu’ils ne posent problème. Sur les habilitations conditionnant l’accès à un site, l’alerte remonte au responsable RH ou QSE, qui confirme la situation avant toute décision d’accès ou de retrait.