Préparation de comités et instances de pilotage
Préparez vos comités de direction et instances de pilotage avec des dossiers clairs, synthétiques et orientés décision.
La veille du comité, vingt fichiers Excel à consolider
La veille d’un comité de pilotage, le chef de projet ou l’assistant de direction récupère les reportings de chaque site ou entité (souvent des fichiers Excel qui ne suivent pas tous le même modèle), les comptes-rendus du mois précédent et les alertes remontées par email. Il consolide tout cela en fin de journée, parfois tard le soir, pour produire un support qui doit être prêt le lendemain matin.
Un dossier bien mis en forme peut rester vide de substance
Nous voyons régulièrement des supports générés automatiquement qui restent propres et bien mis en forme sans dire grand-chose : ils reprennent la structure du mois précédent, alignent les indicateurs dans le même ordre, et passent à côté du sujet qui, ce mois-ci, doit remonter en premier parce qu’un chantier a pris du retard ou qu’un client a menacé de partir. La direction se retrouve alors à réécrire les priorités elle-même, et le temps gagné sur la mise en forme se perd dans la relecture.
Des sources homogènes, condition de départ
Nous ne lançons ce projet que si les sources utilisées (reportings, indicateurs, comptes-rendus) suivent des formats stables d’un mois sur l’autre et d’un site sur l’autre, faute de quoi le système passe plus de temps à interpréter les fichiers qu’à en extraire l’essentiel. Nous demandons aussi qu’une personne côté direction ait fixé les priorités du comité : sans cette hiérarchie, le système ne peut que présenter les sujets dans un ordre neutre, ce qui revient à ne pas trancher.
La direction choisit ce qui sera mis en débat
Nous consolidons les sources, mettons en évidence les écarts et indicateurs à commenter, et produisons un support structuré selon l’ordre du jour. La direction ajuste ensuite l’emphase en fonction du contexte du moment (ce qui s’est passé depuis le dernier comité, ce qui doit être arbitré cette fois) et c’est elle qui fixe, en dernier lieu, ce qui sera réellement mis en débat.