Recherche documentaire intelligente
Accédez instantanément à l'information clé dans vos documents internes, même à partir de questions imprécises ou complexes.
Le dossier chantier introuvable un vendredi soir
Une clause contractuelle, une version antérieure d’un cahier des charges, une note technique rédigée par un collègue parti depuis deux ans : l’information existe, quelque part dans un dossier partagé, un ancien intranet ou une boîte mail. La retrouver suppose de se souvenir du bon dossier, de la bonne date ou du bon nom de fichier, ou de connaître la personne qui s’en souvient encore.
Les limites d’une recherche fondée sur les mots-clés
Une recherche par mots-clés renvoie les documents qui partagent les mêmes termes que la requête, sans évaluer si la réponse s’y trouve réellement. Si le document utilise un synonyme, une abréviation métier ou une formulation différente, il reste invisible même s’il contient exactement ce qui est cherché. Sur des dossiers techniques ou contractuels, cet écart de vocabulaire coûte cher, et il grandit avec chaque nouvelle génération d’intervenants qui n’a pas rédigé les documents d’origine.
Encore faut-il que les documents soient exploitables
Cette indexation suppose des documents lisibles par une machine (un scan de mauvaise qualité ou un PDF d’images sans couche de texte reste hors de portée sans étape de reconnaissance supplémentaire) et des règles claires sur qui a accès à quoi. Un fonds documentaire jamais rangé ni classé demande un travail de mise en ordre avant tout projet de recherche intelligente ; sauter cette étape revient à indexer le désordre plutôt que le savoir.
Une question posée normalement, une réponse tracée jusqu’à sa source
Nous indexons le contenu des documents en respectant les droits d’accès existants, puis nous laissons chacun poser sa question comme il la formulerait à un collègue. La réponse s’accompagne du passage exact d’où elle provient et du document source, ce qui permet de la vérifier avant de s’appuyer dessus dans un dossier sensible.