Réutilisation intelligente de la mémoire d'offres
Retrouvez, adaptez et valorisez automatiquement vos réponses gagnantes passées pour accélérer la production de nouvelles offres.
Une partie de la valeur d’une réponse à un appel d’offres est déjà écrite, dispersée dans des dossiers d’offres passées, des mémoires techniques et des argumentaires qui ont déjà convaincu un jury.
Fasfox construit des systèmes qui retrouvent ces passages, vérifient qu’ils restent d’actualité et les proposent au chargé d’affaires pour la consultation en cours, sans jamais les insérer sans validation.
Le mémoire de 2022 enterré dans un dossier partagé
Après quelques années d’activité, une entreprise du BTP ou de l’industrie a répondu à des dizaines d’appels d’offres : mémoires techniques, argumentaires commerciaux, références chantier, variantes déjà chiffrées. Ces documents existent, mais dans des dossiers réseau organisés par année ou par chargé d’affaires, sous des noms de fichiers qui ne disent rien du contenu. Retrouver le paragraphe sur le désamiantage rédigé pour un lot de 2022 suppose de se souvenir qui l’a écrit et où il l’a rangé.
Le risque d’un contenu dépassé recopié tel quel
Un moteur de recherche classique retrouve des fichiers sans en comprendre le contenu : il ne distingue pas un argumentaire encore valable d’un passage qui cite un sous-traitant abandonné depuis ou une certification expirée. Le risque n’est donc pas seulement de perdre du temps à chercher, mais de retrouver vite un passage qui n’est plus exact et de le recopier sans le vérifier. Une équipe qui se fait piéger une fois cesse en général de faire confiance à l’outil et revient aux habitudes précédentes.
Trier les argumentaires gagnants avant de les indexer
Le système ne vaut que ce que vaut la base qu’il indexe. Cela suppose d’avoir déjà distingué, dans les offres passées, ce qui a réellement contribué à un succès de ce qui n’était qu’un remplissage de dossier, et d’avoir désigné une personne qui tient cette base à jour. Sans ce tri préalable, indexer l’ensemble d’un serveur de fichiers revient à automatiser le désordre existant.
Le rédacteur reste juge de ce qui peut être réemployé
Une fois la base construite, le système compare le cahier des charges en cours avec l’historique et propose les passages les plus proches, datés et sourcés. Le chargé d’affaires choisit ce qu’il reprend, ce qu’il actualise et ce qu’il écarte : la vérification des dates, prix et références reste une étape humaine avant toute soumission.