Assemblage automatique des pièces de candidature

Quand le dossier devient un goulot d’étranglement

À l’approche d’une date limite, la recherche et l’assemblage des pièces requises deviennent souvent critiques. Les documents sont dispersés entre différents dossiers, outils ou interlocuteurs, certains doivent être mis à jour, d’autres vérifiés ou complétés.

Cette phase, pourtant essentielle à la conformité de la candidature, mobilise beaucoup de temps et expose à des oublis, des doublons ou des versions obsolètes, avec un impact direct sur l’acceptabilité du dossier.

Pourquoi l’assemblage reste fragile

Les checklists et modèles aident à structurer le travail, mais ne permettent pas d’identifier automatiquement les pièces manquantes, périmées ou incohérentes. La vérification repose alors sur des contrôles manuels successifs, sous pression, avec une visibilité limitée sur l’état réel du dossier.

Lorsque les volumes augmentent ou que plusieurs candidatures sont préparées en parallèle, ce mode opératoire atteint rapidement ses limites.

L’approche Fasfox pour l’assemblage des pièces

Fasfox développe des solutions d’intelligence artificielle capables d’identifier les pièces requises à partir du cahier des charges, de les retrouver dans les bases documentaires existantes et d’en vérifier la conformité. L’IA analyse les documents disponibles, contrôle leur validité et signale les éléments manquants ou non conformes.

Les pièces sont ensuite assemblées automatiquement selon la structure attendue, avec une traçabilité claire des sources et des versions. La solution s’adapte aux formats, aux référentiels et aux exigences propres à chaque consultation.

Comment cela se traduit concrètement

1. Les exigences en matière de pièces sont identifiées à partir des documents de consultation.
2. Les documents existants sont analysés et comparés aux exigences.
3. Les pièces conformes sont sélectionnées et regroupées automatiquement.
4. Les éléments manquants, périmés ou incohérents sont signalés.
5. Le dossier de candidature est assemblé selon la structure attendue.
6. Les contributeurs vérifient et valident le dossier final avant dépôt.

Bénéfices opérationnels

• Réduction du temps consacré à l’assemblage des dossiers
• Diminution des risques d’oubli ou de non-conformité
• Meilleure visibilité sur l’état d’avancement des candidatures
• Centralisation et fiabilisation des pièces administratives
• Dossiers plus complets et plus professionnels

Situations où cette solution est particulièrement pertinente

• Candidatures nécessitant de nombreuses pièces administratives
• Appels d’offres à forte exigence réglementaire
• Réponses multiples en parallèle
• Besoin de sécuriser la conformité des dossiers soumis

Déploiement et intégration

Fasfox déploie cette solution en s’intégrant aux outils documentaires et aux processus existants. Les documents restent sous contrôle, avec des règles de sécurité et de traçabilité adaptées.

L’accompagnement inclut le cadrage des typologies de pièces, l’adaptation aux formats attendus et l’amélioration continue du dispositif.