Catégorisation intelligente des dépenses

Quand les dépenses s’accumulent

Chaque facture, note de frais ou paiement contient des informations essentielles pour le suivi financier : type de dépense, projet associé, centre de coûts, régime de TVA. Ces éléments doivent être identifiés et classés correctement pour garantir la fiabilité des comptes.

Lorsque les volumes augmentent, cette tâche devient répétitive et chronophage, avec un risque de classifications incohérentes ou approximatives.

Pourquoi la catégorisation manuelle manque de cohérence

La catégorisation manuelle repose sur des règles parfois implicites et sur l’interprétation de chaque dépense. Deux dépenses similaires peuvent être affectées différemment selon le contexte ou l’intervenant, ce qui complique l’analyse financière et les comparaisons dans le temps.

Les contrôles a posteriori nécessitent alors des reprises manuelles et allongent les cycles de clôture.

L’approche Fasfox pour la catégorisation des dépenses

Fasfox développe des solutions d’intelligence artificielle capables d’analyser le contenu des factures et justificatifs, d’en comprendre la nature et de proposer une catégorisation cohérente. L’IA s’appuie sur l’historique, les règles comptables définies et les usages observés pour améliorer la précision au fil du temps.

Les propositions d’affectation aux comptes, projets ou centres de coûts sont présentées de manière transparente, avec la possibilité de validation et d’ajustement. La solution s’adapte aux référentiels comptables et aux pratiques internes.

Comment cela se traduit concrètement

1. Les dépenses sont collectées depuis les outils existants.
2. L’intelligence artificielle analyse les justificatifs et informations associées.
3. La nature de chaque dépense est identifiée automatiquement.
4. Une catégorisation est proposée selon les règles définies.
5. Les équipes valident ou ajustent si nécessaire.
6. Les données catégorisées alimentent les outils de suivi financier.

Bénéfices opérationnels

• Gain de temps sur la catégorisation des dépenses
• Cohérence renforcée des affectations comptables
• Meilleure visibilité sur les postes de coûts
• Réduction des corrections en fin de période
• Pilotage financier plus fiable

Situations où cette solution est particulièrement pertinente

• Volumes importants de dépenses à traiter
• Multiplicité des projets ou centres de coûts
• Besoin de fiabiliser l’analyse financière
• Volonté de raccourcir les cycles de clôture

Déploiement et intégration

Fasfox déploie cette solution en s’intégrant aux outils comptables et financiers existants. Les règles de catégorisation sont paramétrées selon les référentiels et enrichies progressivement à partir des validations.