Chat interne sur procédures et référentiels

Quand les règles sont difficiles à appliquer

Au quotidien, de nombreuses questions portent sur les procédures à suivre, les règles applicables ou les bonnes pratiques. Retrouver l’information exacte nécessite souvent de parcourir plusieurs documents ou de solliciter un interlocuteur interne.

Cette situation ralentit l’action, génère des interruptions fréquentes et crée des interprétations différentes des règles.

Pourquoi la consultation classique n’est pas adaptée

Les procédures sont généralement stockées dans des documents statiques ou des espaces partagés peu ergonomiques. Les outils de recherche traditionnels restituent des documents, mais pas de réponses directes.

Cette approche rend l’accès à l’information peu fluide, surtout dans des contextes opérationnels où la rapidité est essentielle.

L’approche Fasfox pour le chat interne

Fasfox développe des solutions de chat intelligent connectées aux procédures et référentiels internes. Le chat comprend les questions formulées en langage naturel, retrouve les passages pertinents et restitue des réponses claires et contextualisées.

Les réponses s’appuient exclusivement sur les contenus internes validés, avec des mécanismes de contrôle des accès et de traçabilité. La solution s’adapte aux formats documentaires et aux règles de gouvernance existantes.

Comment cela se traduit concrètement

1. Les procédures et référentiels internes sont indexés de manière sécurisée.
2. Une question est posée via le chat.
3. L’intelligence artificielle identifie les contenus pertinents.
4. Une réponse synthétique et contextualisée est générée.
5. Les sources peuvent être consultées pour vérification.
6. Les usages s’enrichissent au fil des interactions.

Bénéfices opérationnels

• Accès rapide et fiable aux règles internes
• Réduction des interruptions et sollicitations internes
• Application plus homogène des procédures
• Gain de temps au quotidien
• Meilleure diffusion des bonnes pratiques

Situations où cette solution est particulièrement pertinente

• Volumes importants de procédures internes
• Environnements réglementés ou normés
• Besoin de diffuser rapidement des règles mises à jour
• Volonté de simplifier l’accès à l’information interne

Déploiement et intégration

Fasfox déploie cette solution en s’intégrant aux outils documentaires existants et en respectant les règles de sécurité et de gouvernance. Les accès sont contrôlés et les usages tracés.